CRM-Demo anfordern im Mittelstand: So finden und testen Sie die passende CRM-Lösung

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Key Takeaways

• Eine gezielte Demo senkt das Projektrisiko deutlich und spart bis zu 30 % Implementierungszeit.
• Wählen Sie zwischen Live-Demo, geteiltem Schnelltest oder 30-Tage-Pilot – jedes Format hat eigene Stärken.
• Checklisten und eine klare Agenda stellen sicher, dass Anbieter Ihre Use-Cases wirklich abbilden.
• Bewerten Sie Mittelstandstauglichkeit, Integration, Datenschutz und Kosten mit einer Schulnoten-Matrix.
• Der 5-Punkte-Plan am Ende führt in weniger als vier Wochen von der Anforderung zur Entscheidung.

Einführung: Warum eine CRM-Demo jetzt über Erfolg oder Stillstand entscheidet

Wir berichten jede Woche über die spannendsten Digital-Themen. Heute dreht sich alles um eine Frage, die viele deutsche Mittelständler umtreibt: Wie fordere ich eine CRM-Demo an und teste die Lösung realistisch?

Eine Demo ist mehr als eine nette Präsentation. Sie ist der schnellste Weg, um in kurzer Zeit herauszufinden, ob eine Software Ihre Prozesse wirklich abbildet. Studien und Praxisberichte zeigen: Wer eine gezielte, auf das eigene Szenario zugeschnittene Demo nutzt, senkt das Projektrisiko deutlich (Quelle: SMARTCRM).

Im Folgenden zeigen wir Schritt für Schritt, wo Sie passende Systeme finden, wie Sie eine Demo richtig anfordern und worauf Sie beim Test achten müssen. Alle Tipps sind sofort umsetzbar – legen wir los!

1. Wo Mittelständler passende CRM-Lösungen finden

In Deutschland existieren hunderte Anbieter. Für Klarheit teilen wir den Markt in drei Gruppen:

1.1 Spezialisierte Mittelstands-CRMs „Made in Germany“

• SMARTCRM richtet sich klar an den B2B-Mittelstand. Die Lösung integriert sich in Ihr ERP-System, ist DSGVO-konform und läuft wahlweise in der Cloud oder On-Premises (Website).
• CAS CRM nennt sich selbst Marktführer im deutschen Mittelstand und bietet eine gut geführte „Demo anfordern“-Schaltfläche (Website).
• cobra CRM wird häufig über Partner wie Wescon vertrieben. Dort können Sie eine Live-Demo buchen, die einzelne Abteilungen fokussiert (Wescon).
• BWsystem kombiniert Cloud-ERP und CRM, liefert eine kostenfreie 30-Tage-Demo und wirbt mit „kein Risiko, keine versteckten Kosten“ (Website).

1.2 Internationale CRM-Plattformen mit Mittelstands-Fokus

• SAP Sales Cloud wird ausdrücklich als „CRM für den Mittelstand“ vermarktet und deckt genau die Funktionen ab, die viele KMU brauchen (part GmbH).
• Salesforce oder HubSpot lassen sich mithilfe von Häusern wie factory42 mittelstandstauglich einführen (factory42). Für Salesforce gibt es bei Partnern wie AV360 eine persönliche Demo-Option (AV360).

1.3 Integrierte ERP+CRM-Systeme

• 3S ERP/CRM vereint CRM, Zeiterfassung und Rechnungen in einem Modul – ideal, wenn ERP bereits Herzstück Ihres Geschäfts ist (3S).
• BWsystem (siehe oben) verfolgt einen ähnlichen Ansatz mit Shop-, Finance- und Projekt-Modulen (Website).

2. Arten von CRM-Demos – und was Sie davon haben

Nicht jede Demo ist gleich. Die folgende Übersicht hilft Ihnen, das passende Format zu wählen:

2.1 Geführte Live-Demo (Remote)

• cobra CRM zeigt Ihnen live per Videokonferenz Datenbank, Schnittstellen und Module (Wescon).
• Salesforce-Partner wie AV360 liefern eine maßgeschneiderte Session, die Ihr Szenario in den Mittelpunkt stellt (AV360).
• Vorteil: Sie sehen nur, was für Sie wichtig ist, können Fragen stellen und erhalten sofort Feedback.

2.2 Sofort verfügbare Online-Live-Demo (Shared)

• 1CRM ermöglicht einen Schnelltest ohne Anmeldung, das System wird jede Nacht zurückgesetzt (1CRM).
• Vorteil: Innerhalb von Minuten erhalten Sie einen ersten Eindruck von Oberfläche und Logik.
  Einschränkung: Nur Demo-Daten, Admin-Funktionen fehlen häufig.

2.3 Zeitlich begrenzter Test mit eigener Instanz

• 1CRM bietet einen einmonatigen Cloud-Test sowie eine 30-Tage On-Premises-Demo ohne Limits (1CRM).
• BWsystem stellt 30 Tage lang kostenlos ein komplettes Demo-System bereit (Website).
• Vorteil: Sie spielen mit echten Daten und Prozessen – näher kommt kein Demo-Video.

2.4 Kostenlose, eingeschränkte Dauer-Edition

• Die 1CRM Startup Edition ist gratis, zeitlich unbegrenzt, jedoch auf drei Benutzer und 750 Kontakte limitiert (1CRM).
• Vorteil: Perfekt für ein längeres Pilotprojekt mit einem kleinen Team.

3. Checkliste: So fordern Sie die perfekte CRM-Demo an

Viele Entscheider tippen lediglich „Bitte Demo“ in ein Web-Formular – und verschenken wertvolle Zeit. Nutzen Sie diese sechs Punkte, damit jede Demo ab Minute eins passt:

1. Unternehmenskontext – Branche, Umsatz, Nutzerzahl. SMARTCRM richtet Prozesse gezielt auf B2B-Mittelstand aus.
2. Ziele nennen – 360°-Kundenblick oder Umsatzanalysen? Nutzen Sie Beispiele von SMARTCRM oder 3S ERP/CRM.
3. Funktionen & Abteilungen definieren – bitten Sie um abteilungsspezifische Demos wie bei cobra CRM oder nutzen Sie Insights zu Marketing-Automation.
4. Systemumgebung & Integrationen – nennen Sie ERP, DMS oder Shop. Anbieter wie SMARTCRM oder cobra CRM werben mit flexibler ERP-Anbindung.
5. Betriebsform & Datenschutz – Cloud oder On-Premises? Prüfen Sie DSGVO-Konformität mit der DSGVO-Checkliste.
6. Demo-Rahmen – 60–90 Minuten, Agenda vorab, Live-System mit einem Ihrer Kern-Use-Cases.

4. Die Demo durchführen: Agenda und Teilnehmer

4.1 Wer sollte dabei sein?

• Vertriebsleitung
• Key-User aus Vertrieb, Marketing, Service
• IT- / ERP-Verantwortliche
• Geschäftsführung (zumindest für das Intro)

4.2 Agenda-Vorschlag

1. Unternehmensvorstellung (5 Min.)
2. Anbieter-Pitch – Fokus Mittelstand, z. B. SMARTCRM, SAP Sales Cloud oder CAS CRM
3. Kernprozess durchspielen: Lead → Angebot → Auftrag
4. Abteilungs-Deep-Dive: Vertrieb, Marketing, Service, Außendienst (cobra CRM; 3S)
5. Reporting: Dashboards, Forecasts (SMARTCRM; Predictive Analytics)
6. Integration: ERP, E-Mail, Kalender (3S)
7. Fragen & nächste Schritte

4.3 Must-See Use-Cases

• 360°-Kundenhistorie inklusive Auftragsdaten (SMARTCRM)
• Kampagnenauswertung (SMARTCRM)
• Messekontakt-Erfassung (3S ERP/CRM)
• Mobile Offline-Nutzung im Außendienst (SMARTCRM)
• DSGVO-Funktionen wie Einwilligungen (BWsystem)

5. Kriterienkatalog: So vergleichen Sie CRM-Lösungen

Nutzen Sie eine Bewertungsmatrix mit Schulnoten (1–6). Die wichtigsten Felder:

5.1 Mittelstandstauglichkeit

• SMARTCRM und CAS CRM betonen „für den B2B-Mittelstand gemacht“.
• Aurea CRM verweist auf mittelstandserprobte Projektmethodik.

5.2 Funktionale Passung

• Deckt das System Ihre Prozesse ohne teure Anpassungen ab? Beispiel: SMARTCRM wirbt mit schneller Einführung.

5.3 ERP-Integration

• Auftragsdaten direkt im CRM (SMARTCRM).
• Zeiterfassung & Rechnungen (3S).
• Shop-Module kombiniert (BWsystem).

5.4 Benutzerfreundlichkeit

• Intuitive Oberfläche versprechen SMARTCRM und BWsystem. Prüfen Sie Click-Pfad und Lernkurve.

5.5 Betriebsmodell

• Cloud, On-Premises oder Hybrid? Leitfaden zu Skalierung & Sicherheit.

5.6 Datenschutz

• Hosting in Deutschland und DSGVO-Konformität bieten SMARTCRM und BWsystem.

5.7 Kostenmodell

• BWsystem betont „keine automatische Verlängerung“.
• 1CRM startet mit 17 € für den Monats-Test.

6. So testen Sie CRM im Alltag

6.1 Mini-Pilot in vier Wochen

• Nutzen Sie 30-Tage-Demos wie bei 1CRM oder BWsystem.
• Lassen Sie Vertriebs- und Service-Teams täglich damit arbeiten.
• Messen Sie Kennzahlen wie Angebotsdurchlaufzeit, Pipeline-Transparenz und Datenqualität (Strategien verbessern).

6.2 Dauer-Test ohne Uhr

• Die 1CRM Startup Edition erlaubt unbegrenzte Testzeit – ideal für längere Entscheidungszyklen.

6.3 Wöchentliche Reviews

• Protokollieren Sie, was funktioniert und wo es hakt.
• Spielen Sie Feedback an den Anbieter zurück – oft reichen kleine Einstellungen.

7. Nächste Schritte: Ihr 5-Punkte-Plan

1. Kurzanforderung (eine Seite) schreiben.
2. Drei bis fünf Anbieter auswählen:
   – Deutsche Mittelstands-CRMs wie SMARTCRM, cobra CRM, CAS CRM
   – Integrierte Systeme wie BWsystem, 3S ERP/CRM
   – Plattform-CRMs wie SAP Sales Cloud, Salesforce via factory42, AV360
3. Persönliche Demo anfordern und Use-Cases mitsenden.
4. Mindestens einen Anbieter pilotieren – 30-Tage-Test (1CRM; BWsystem).
5. Matrix ausfüllen, Shortlist erstellen, finale Entscheidung treffen.

Fazit: Ihr Weg zur richtigen CRM-Lösung

Der deutsche Mittelstand steht unter Digitalisierungsdruck. Eine sorgfältig angeforderte und durchgeführte CRM-Demo verkürzt den Auswahlprozess drastisch. Nutzen Sie geführte Live-Demos, echte Testinstanzen und lassen Sie Ihr Team im Alltag arbeiten.

Unser Tipp: Starten Sie noch heute mit einer Ein-Seiten-Anforderung und senden Sie diese an drei bis fünf Anbieter. So behalten Sie die Kontrolle, sparen Zeit und treffen eine Entscheidung, die Ihr Geschäft über Jahre trägt.

Fragen? Benötigen Sie einen detaillierten Fragenkatalog für Ihr nächstes Demo-Meeting? Wir unterstützen Sie gerne dabei, die beste CRM-Lösung für Ihren Mittelstand zu finden.

FAQ

Wie lange sollte eine typische CRM-Live-Demo dauern?

60–90 Minuten haben sich bewährt – genug Zeit für Kernprozesse und Fragen, ohne die Aufmerksamkeit zu verlieren.

Kann ich mehrere Demos parallel planen?

Ja, jedoch nie gleichzeitig am selben Tag. Geben Sie Ihrem Team Zeit, Eindrücke zu verarbeiten und Fragen zu sammeln.

Welche Daten darf ich in einer Testinstanz verwenden?

Nehmen Sie anonymisierte Echtdaten oder fiktive Beispiele, die reale Komplexität widerspiegeln – so bleibt alles DSGVO-konform.

Sind 30-Tage-Demos wirklich kostenlos?

Bei Anbietern wie BWsystem ja. Prüfen Sie jedoch stets, ob nach Ablauf automatische Kosten anfallen.

Wann ist der beste Zeitpunkt für einen Pilotstart?

Direkt nach Abschluss der Live-Demos, solange das Projektteam fokussiert ist und vergleichbare Eindrücke frisch sind.